Niezbędnik PR-owca – 5 aplikacji, które usprawnią twoją pracę

Niezbędnik PR-owca – 5 aplikacji, które usprawnią twoją pracę

wpis w: Felietony | 1

Praca specjalisty public relations bardzo często polega na łączeniu wielu wątków jednocześnie, zwłaszcza w agencyjnej rzeczywistości. W PR-owej plątaninie informacji, raportów, eventów, spotkań i deadline’ów wyjątkowo łatwo się pogubić. Z pomocą w naszej codziennej pracy przychodzą aplikacje i usługi, dzięki którym wykonanie wszystkich zadań staje się dużo prostsze.

Slack

Co do jednego nie ma wątpliwości – stajemy się bardziej mobilni. Coraz rzadziej jesteśmy przywiązani do jednego biurka, a coraz częściej rzeczywistość wymaga od nas abyśmy potrafili pracować z każdego miejsca. Specyfika mojej pracy polega często na pracy z różnych lokalizacji, często w krótkim odstępie czasu. Wiąże się to przede wszystkim z brakiem możliwości konsultowania face to face bieżących spraw ze współpracownikami. Może to prowadzić do problemów komunikacyjnych, które wpływają negatywnie na wydajność zespołu. Idealnym narzędziem, które pozwala na zachowanie stałego kontaktu, jest Slack, czyli komunikator internetowy dostępny zarówno w wersji desktopowej, jaki i mobilnej. Jego największą zaletą jest możliwość stworzenia wielu kanałów „projektowych” w ramach całego zespołu, dzięki czemu ograniczamy liczbę wiadomości dla osób mniej zaangażowanych w projekt. Ponadto jest to niezwykle lekka i prosta aplikacja, z której obsługą radzą sobie nawet osoby stroniące na co dzień od „aplikacyjnego” organizowania pracy.

Trello

Kilka lat temu Trello niespodziewanie pojawiło się w moim życiu i od tamtej pory towarzyszy mi nieustannie zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Ta bardzo prosta i „lekka” aplikacja porządkująca zadania pomogła mi wielokrotnie „spiąć” projekt w jedną całość. Trello, w wersji domyślnej, opiera się na systemie tablic podzielonych na części: to do, doing i done. Już taki podział daje nam bardzo prosty i skuteczny przegląd zadań, które stoją przed zespołem aktualnie, będą dopiero realizowane, lub zostały zakończone, ale być może informacje na ich temat przydadzą się w przyszłości. Świetnym rozwiązaniem w ramach dzielenia zadaniami jest proste przydzielanie opiekunów projektów, którzy dostają aktualizacje o każdej aktywności w danym temacie. Poza tym, dzięki łatwości komunikacji i dzielenia się plikami, Trello świetnie się sprawdza podczas pracy nad projektami graficznymi. Projektowy układ to jednak tylko jedna z możliwości korzystania z Trello. Listy zadań, tablice, zespoły, to wszystko można w dowolny sposób modyfikować i dostosowywać do własnych potrzeb i co istotne – wystarczy do tego darmowa wersja.

Prowly

Na liście w końcu pojawia się narzędzie, które zostało stworzone specjalnie po to, aby PR-owcom żyło się lepiej. Platforma Prowly potrafi niesamowicie ułatwić nasze życie oraz sprawić, że PR-owe komunikaty w końcu wyglądają tak jakby były z drugiej dekady XXI wieku. Moją ulubioną funkcjonalnością tego narzędzia jest to, że mogę stworzyć stronę contentową, która świetnie wygląda i jest bardzo przejrzysta, a jednocześnie funkcjonuje jako biuro prasowe. To właśnie ta druga cecha „robi różnice”. Po pierwsze Prowly pozwala nam uporządkować kontakty do dziennikarzy, co bywa czasem lekceważone w naszej pracy. Po drugie pozwala na wysłanie informacji przez samą platformę bez obaw o filtry antyspamowe. Co więcej, dostarcza mi informacji na temat tego, który dziennikarz informację otworzył i przeczytał, a to już jest świetnym wstępem do „ulubionej” czynności, czyli sięgnięcia po telefon i walki o medialny urobek. Przyznam, że Prowly uzależnia i kiedy już raz zaczniesz z niego korzystać, już nigdy nie będziesz chciał wrócić do tego co było wcześniej.

Monitoring mediów

Oczywista oczywistość. Bez porannej kawy i przeglądu wzmianek medialnych na temat marek, którymi się opiekujemy, ani rusz. Na co dzień korzystam z kilku takich usług i uważam, że każda ma swoje mocne strony. Od lat jednak najchętniej sięgam po raporty przygotowywane przez Instytut Monitorowania Mediów. Cenie sobie to, że są na bieżąco aktualizowane, a więc jestem w stanie w trakcie dnia sprawdzić czy przypadkiem gdzieś nie zaczyna się tlić komunikacyjny kryzys. W przypadku pracy nad projektem związanym z komunikacją prowadzoną w mediach społecznościowych najczęściej sięgam po Brand24. Doceniam w nim takie funkcjonalności jak wskaźnik „siły” influencera czy przejrzyste, szybko generowane raporty. W przypadku monitorowania mediów należy jednak pamiętać o tym, że żadna z dostępnych usług nie jest idealna, dlatego warto postawić na kilka rozwiązań, aby otrzymać pełny obraz obecności marki w mediach.

Pakiet Microsoft Office 365 

Choć brzmi to może banalnie, bo w końcu prawie każdy, kto pracuje na sprzętach z systemem Windows, używa w swojej pracy popularnego Office’a. Jest jednak kilka elementów, które sprawiają, że zestaw aplikacji oferowanych przez firmę z Redmond idealnie wpisuje się w mój rytm pracy. Po pierwsze na co dzień korzystam z poczty wykorzystując Outlook, który w ciągu ostatnich kilku lat zyskał sporo przejrzystości i dobrze sprawdza się jako narzędzie do organizacji zadań oraz kalendarza. Doskonale również współpracuje z programem Skype, dzięki czemu wystarczy chwila, aby zaplanować konferencję telefoniczną i rozesłać zaproszenia uczestnikom. Drugim elementem pakietu Office, bez którego ciężko mi wyobrazić sobie pracę, jest OneNote. Od kiedy zdecydowałem się zagłębić w funkcjonowanie tej aplikacji, poczciwy notatnik Moleskine obrasta kurzem. OneNote zapisuje nasze notatki na bieżąco więc nie musimy się martwić, że stracimy informację w wyniku przypadkowego zamknięcia programu. Świetnie sprawdza się również jako przestrzeń do ręcznych notatek w połączeniu z urządzeniami 2w1, które obsługują pióro. Notatki to jednak nie wszystko. Kiedy przychodzi napisać poważny artykuł czy informację prasową niezastąpiony okazuje się Word. Mimo wielu zamienników, które sam testowałem, wciąż jest to najlepszy edytor tekstu, który dodatkowo jest nieustannie rozwijany.

 

 

Podąrzaj Marcin Kuchno:

PR-owiec związany głównie z branżą technologiczną. We współczesnej komunikacji najbardziej ceni marketing wartości i szczerość. Wciąż wierzy w siłę klasycznego PR-u. @kuchnialke

Jedna odpowiedz

  1. W firmie gdzie pracuję korzystamy ze Slacka i muszę przyznać, że system ten spisuje się bez zarzutu. Wszystko działa bardzo intuicyjne – zarówno w wersji webowej, jak i mobilnej. Naprawdę można go z czystym sumieniem polecić.

Zostaw Komentarz